Johtamisen johtaminen – Johdanko esihenkilöitä vai tiimiä?

29/02/2024 Marjut Alatalo Toimitusjohtaja, WayUp Oy.

Johtaminen voi erota merkittävästi riippuen siitä, johtaako tiimiä vai esihenkilöitä, jotka puolestaan johtavat joko tiimejä tai tiiminvetäjiä. Seuraavassa on avattu kaksi eri näkökulmaa, missä johtaminen eroaa merkittävästi eri kohderyhmien kohdalla.

Strateginen näkemys

Esihenkilöiden johtamisessa korostuu kyky nähdä organisaation kokonaisuus ja varmistaa sen tehokas toiminta kaikilla tasoilla. Esimerkiksi johtamisen johtamisen yksi keskeisimpiä onnistumisen näkökulmia on tavoiteasetanta. Kun strategia on päätetty, niin tehtävänä on varmistaa, että joka tasolla olevat henkilöt ymmärtävät strategian ja oman roolinsa siinä. Myös sen varmistaminen, että liiketoimintayksiköiden, tiimien ja yksilöiden tavoitteet vievät kohti strategiaa eivätkä ole ristiriidassa keskenään.

Tiiminvetäjän esihenkilön rooli on usein strategisempi kuin tiiminvetäjän, sillä hän yleensä osallistuu organisaation laajempaan suunnitteluun. Hänen tulee siis ymmärtää laajemmin muiden esihenkilöiden vastuualueet ja toimintojen sidonnaisuudet. Hän toimeenpanee johtajien päätöksiä ja varmistaa omalta osaltaan liiketoimintayksikkönsä, tiimiensä ja niissä olevien yksilöiden tavoitteet vievät kohti strategiaa eivätkä ole ristiriidassa keskenään.

Tiiminvetäjän on ymmärrettävä organisaation yleiset tavoitteet ja strategiat, ja osattava tuoda ne ohjaamaan tiimin päivittäistä toimintaa. Tiimin tavoitteiden ja mittareiden tulee varmistaa toiminnan suunta strategiaa tukevaksi, ei erilliseksi toimeksi. Tiiminvetäjän vastuulla viimekädessä on strategian mukaisten toimien toteuttaminen ja käytännöntason tavoiteasetanta sekä seuranta ja sparrailu.

Johtamisen fokus

Kaikki roolista riippumatta tarvitsevat johtamistaitoja, mutta painopisteet ja vastuut eroavat sen mukaan, millä tasolla organisaatiossa he toimivat.

Esihenkilöiden johtamisessa päätöksenteko on strategisempaa ja pitemmälle katsovaa kuin muilla tasoilla. Myös suhteiden ja kokonaisuuden hallinta on erityisen tärkeää johtamisen johtamisessa. Fokus on aina oltava koko organisaation menestymiseen liittyvissä asioissa. Esimerkiksi resurssointia on hyvä katsoa kannattavuuden ja kehityksen tasapainon, ei yksittäisten toimintojen menestymisen kautta. He ovat johtamisen suunnannäyttäjiä koko organisaatiolle, joten fokuksessa on oltava myös henkilöstö ja sen hyvinvointi. Jos keskijohto voi huonosti näiden johtamisen takia, voi todennäköisesti koko organisaatio huonosti.

Tiiminvetäjien esihenkilönä johtamisen fokus on tietyn toiminnon tai liiketoiminta-alueen toimintojen tuloksellisuus, tavoitteellisuus, sujuvuus ja kehitys. Fokus on tietyssä kokonaisuudessa. Silti hänen on ymmärrettävä myös vastuualueensa kokonaisuuden linkittyminen muihin yrityksen sisällä oleviin kokonaisuuksiin. Siksi tämän tason esihenkilöiden on kyettävä tekemään yhteistyötä oman vastuualueensa lisäksi myös muiden organisaatio-osien kanssa. Tähän rooliin liittyy paljon odotuksia niin alhaalta kuin ylhäältä päin. Siksi näiden ensisijainen johtamisen fokus on itsensä johtamisessa, jotta he voivat johtaa muita.

Tiiminvetäjän fokuksessa on tiimin toiminta, tuloksellisuus, tehokkuus, osaaminen, työskentelytavat ja henkilöstön hyvinvointi. Yleensä tehdään se virhe, että tiiminvetäjälle asetetaan henkilökohtaisiin tavoitteisiin liian kovat suoritus tavoitteet, jolloin aikaa ei jää johtamistyölle. Esimerkkinä tähän voisin nostaa yhden tapauksen missä tiiminvetäjällä oli isoimmat ja haastavimmat (eli lue aikaa vievimmät) asiakkaat vastuullaan. Aika meni täysin asiakkaiden kanssa ja aikaa kahdeksalle tiimiläiselle ei jäänyt laisinkaan. Nyrkkisääntö tarvittavan johtamisajan arviointiin on 10 % työajasta per tiimiläinen. Toki tiimit ovat erilaisia ja tehtävät myös, joten järkevä ajankäyttö johtamis- ja asiantuntijatyön välillä löytyy ainoastaan kokeilemalla.

Valmentava johtajuuskulttuuri tukee kehitystä

• Valmentava johtaja tukee esihenkilöitä tai tiimiään heidän henkilökohtaisen ja ammatillisen kasvunsa tiellä. Tämä sisältää niin sparrailua kuin tarjota keinoja taitojen kehittämisen, valmennuksen, coachingin ja/tai mentoroinnin keinoin.
• Valmentava lähestymistapa kannustaa esihenkilöitä ja tiimiläisiä osallistumaan tavoitteiden asettamiseen. Kun saa olla mukana suunnittelemassa omia tavoitteitaan ja keskustella organisaation tavoitteiden liittymisestä omaan tai tiiminsä tekemiseen, luo se sitoutumista ja motivaatiota.
• Valmentava johtaja antaa, että pyytää säännöllistä ja rakentavaa palautetta. Antamisen fokuksessa on vahvistaa vahvuuksia ja tukea kehittymisessä. Pyytämisen fokuksessa on saada itselle kullanarvoista palautetta omasta työstään sekä näyttää esimerkkiä.
• Valmentava johtaja varmistaa, että viestintä on selkeää, avointa ja rehellistä sekä vuorovaikutuksellista. Keskusteleminen ja odotusten selventäminen auttavat välttämään väärinkäsityksiä. Kun tietää riittävän selkeästi, mitä minulta odotetaan, lisää se työn merkityksellisyyttä ja auttaa fokusoimaan omaa tekemistä.
• Valmentava johtaja on hyvä kuuntelija ja rohkea kysyjä. Kuuntelemalla osoitetaan kiinnostusta toisten ideoita ja huolia kohtaan. Tehokas vuorovaikutus rakentaa luottamusta ja vahvistaa organisaatiokulttuuria.
• Kun organisaatiossa tapahtuu muutoksia, avoin ja selkeä viestintä on erityisen tärkeää. Valmentava johtaja auttaa ymmärtämään muutosten taustat, tavoitteet ja vaikutukset.
• Valmentava johtaja muistaa myös kiittää. Jokainen haluaa tulla nähdyksi ja kuulluksi. Tunnustus ja palkitseminen lisäävät yleensä työtyytyväisyyttä ja sitoutumista.